Agent d'accueil / Agent administratif services techniques (H/F)

Offre n° 211LXCS - Agent d'accueil / Agent administratif services techniques (H/F)

La Communauté de Communes Loire Semène recrute un(e) agent(e) d'accueil et de gestion administrative / Agent administratif des services techniques. Poste à 35h00 se partageant entre un mi-temps agent d'accueil et un mi-temps agent administratif des services techniques. Titulaire ou contractuel (cadre d'emploi des adjoints administratifs). Poste basé à La Séauve sur Semène avec des déplacements ponctuels sur les 7 communes du territoire. Rémunération statutaire, CNAS, Titres restaurants, mutuelle santé de groupe avec participation financière employeur, participation financière employeur prévoyance.

Missions pour la partie agent d'accueil et de gestion administrative

• Accueil, renseignement et orientation du public : Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, accueil physique : renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur.
• Gestion du courrier : Gestion du courrier arrivé et départ, gestion et développement de la GED.
• Réservation de matériels ou de salles.
• Vaguemestre : Assurer l'acheminement des actes pour les mairies, les services extérieurs (poste, prestataires).
• Concierge : Gestion de l'espace accueil : écran d'affichage, renseignements réunions, préparation et suivi des buffets/apéritifs.
• Secrétariat de direction en lien avec l’Assistante de Direction : Rédaction de divers courriers, notes, invitations, appui pour envoi convocations et rapports, préparation des Conseils Communautaires, divers PV, rédaction des actes administratifs.
• Secrétariat divers : Gestion des conventions de stages, fournitures de bureau et archives (en lien avec les ST), appui au service Tourisme.

Missions pour la partie agent administratif des services techniques

• Gestion administrative du service technique : Saisie et mise à jour des logiciels métiers, préparation des dossiers administratifs courants, mise en forme des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Gestion du courrier : réceptionner le courrier entrant, assurer l'enregistrement et la diffusion du courrier aux services concernés, préparer et assurer l'envoi du courrier sortant.
• Gestion documentaire et archivage : Assurer le classement des documents administratifs et techniques, participant à l'archivage physique et numérique des documents du service, veiller au respect des procédures de gestion documentaire.
• Appui à la gestion administrative et financière : saisie et suivi administratif des bons de commande, participation à la préparation des dossiers de marchés publics, vérifier la complétude administrative des dossiers.
• Travail en binôme avec la Coordinatrice des Services Techniques : assurer la continuité des activités administratives du service en cas d’absence, participer au partage et à la transmission des informations nécessaires, apporter un appui administratif aux missions de coordination.

Profil obligatoire

• Maîtrise de l'outil informatique et bureautique.
• Connaissance générale dans les domaines des collectivités territoriales.
• Maîtrise de l'expression écrite et orale.
• Capacité à réceptionner, traiter et diffuser des documents ou des informations.
• Capacité à gérer et suivre une procédure.
• Expérience sur un poste similaire appréciée.

Qualités requises

• Grande discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie.
• Rigueur.
• Sens de l'organisation et des priorités.
• Sens du contact.
• Respect des délais.
• Disponibilité.

Type de contrat

CDD - 12 mois

Durée : 35 h/semaine, travail en journée.