Agent chargé des archives - H/F

Domaine et métier

Relation à l'usager - Standardiste

Intitulé du poste

Agent chargé des archives - H/F

Description du poste

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Archiviste / FPDOC004

Vos activités principales

• Procéder aux recherches de dossiers en vue de leur communication ou de leur instruction.
• Mettre à disposition les dossiers physiques ou numériques dans les délais requis.
• Assurer la traçabilité des mouvements de dossiers (prêt, retour, consultation).
• Garantir la confidentialité des informations communiquées.
• Préparer les dossiers en vue de leur numérisation (tri, dépollution, vérification de l’intégrité).
• Scanner les documents dans le respect des normes de qualité (résolution, format, lisibilité).
• Classer les fonds selon les règles archivistiques (respect des fonds, plan de classement).
• Réceptionner les versements d’archives des services producteurs.
• Vérifier la conformité des bordereaux de versement.
• Assurer le tri réglementaire des documents (conservation, élimination selon les durées légales).
• Participer aux campagnes de collecte d’archives publiques.
• Cette répartition des missions pourra être revue au fil de la mise en œuvre de ce nouveau bureau à la demande de l’agent.

Votre environnement professionnel

Le bureau assure la réception, l’orientation et l’information des usagers de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI. Le pôle «sollicitation des usagers» assure la gestion du courrier dématérialisé, le traitement et la réponse aux courriels des usagers, ainsi que l’organisation, la conservation et la communication des archives. Le chef de ce pôle pilote et coordonne les activités, veille au suivi des délais de traitement et à la qualité des réponses apportées aux usagers. Le pôle «accueil et sécurité» est chargé de l’accueil physique du public et de la sécurité des locaux et des personnes. Le chef de pôle assure l’organisation de l’accueil, la coordination des dispositifs de sécurité. Il veille au respect des règles de sécurité et à la qualité de l’accueil. Il a en charge le point d’accueil numérique.

Conditions particulières d'exercice

• Base horaire hebdomadaire, choix entre différents régimes (entre 36h30 et 38h30).
• Participation aux astreintes du service.
• Disponibilité pour travailler la nuit et le week-end en cas de nécessité de service.

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir.
• Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis.
• Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - à acquérir.

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis.
• Savoir analyser / niveau pratique - requis.
• Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis.

Savoir-être

• Savoir accueillir / niveau pratique - requis.
• Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - à acquérir.
• Savoir s'adapter / niveau pratique - requis.

Ce poste permet d'acquérir une expérience pour passer les concours et examens professionnels.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Localisation administrative et géographique

Préfecture des Yvelines –Secrétariat général commun départemental- bureau accueil et information – 1 rue Jean Houdon 78 000 Versailles

Fondement juridique du recrutement

Fondement du code général de la fonction publique 2° de l'article L332-2