Agent chargé des achats (H/F)

Vous travaillez dans une prison à Villepinte mais vous n'êtes pas amené(e) à croiser des détenus. Vous travaillerez au service de l'économat qui est chargé des achats et du suivi du budget de l'établissement. Vous serez notamment charger de passer et suivre les commandes demandées par les différents services selon un processus administratif :

• Rechercher les produits ou prestations qui correspondent au besoin, avec le souci d'un bon rapport qualité-prix
• Contacter les fournisseurs
• Ouvrir un dossier administratif pour conserver les documents retraçant l'achat
• Editer le bon de commande et le faire signer par le responsable
• Transmettre le bon de commande signé à la direction régionale avec le logiciel « Chorus-formulaires »
• Suivre le dossier informatiquement et répondre aux « fiches com' » de la direction régionale
• A réception de la validation du bon de commande, confirmer la commande auprès du fournisseur
• Relancer le fournisseur en cas de retard et inviter le service demandeur à patienter
• Organiser la livraison (date et heure à convenir avec le transporteur, prévenir la porte d'entrée.)
• Faire remonter tout problème persistant à votre responsable
• A réception, contrôler le bon état de la livraison et récupérer le bon de livraison
• Manutention des articles livrés, au besoin avec un collègue - il faut donc pouvoir porter des cartons, caisses...
• Stocker la marchandise et prévenir le service qui avait demandé la commande pour la récupération
• Saisir le « service fait » à l'aide du bon de livraison et contacter le fournisseur pour qu'il dépose sa facture sur le site « Chorus-pro »
• Répondre aux fournisseurs qui n'ont pas réussi à déposer leur facture par voie dématérialisée
• Garder une trace informatique de l'achat et archiver le dossier administratif

De plus, le service est occasionnellement chargé d'accomplir des tâches connexes aux achats :

• Facturation de certaines charges mensuelles récurrentes
• Surveillance des stocks pour ne pas tomber en pénurie (papier...)
• Saisie des demandes de billets de train (formations...) sur le logiciel « Chorus-DT »
• Assistance à la préparation des réceptions et buffets (1 à 2 x / an)
• Rangement des réserves
• Aller chercher des articles en supermarché et des colis / recommandés à la Poste (avec une voiture de service)
• Collecte et saisie des données de commande (tailles) des agents pour les dotations d'uniforme
• Distribution des uniformes à réception (1 fois 15 jours dans l'année)

Vous contribuez donc à l'activité de ce service pour que ces missions soient accomplies au mieux par vous-même et votre collègue. Vous disposez d'un minimum de compétences en informatique pour pouvoir utiliser le logiciel qui sert à passer les demandes d'achat.

Faisant preuve de toute la discrétion professionnelle nécessaire, vous garderez même en dehors de vos fonctions un secret absolu sur les informations et situations individuelles dont vous auriez eu connaissance au sein de l'établissement. Vous ne pourrez pas utiliser votre téléphone personnel dans l'enceinte de l'établissement. Vous respectez rigoureusement le règlement de l'établissement et saurez maintenir un bon climat de travail avec l'ensemble des personnels (surveillants et officiers, direction...). Vous obéissez tout au long de votre contrat aux dispositions légales encadrant le personnel pénitentiaire (possession d'une pièce d'identité française ou européenne valide et à jour, casier judiciaire impérativement vierge...)

Dans un premier temps, vous signerez un CDD de 2 mois (date de début prévue : entre le 20/06/26 et le 01/07/26 à convenir), avec possibilité de renouvellement jusqu'au 28/02/27.