Agent Administratif H/F
L'ESAT Saint-Quentin Services (100 personnes accueillies), établissement de la Fédération des APAJH, contribue à l'épanouissement et l'intégration sociale et professionnelle des personnes en situation de handicap en leur proposant une activité professionnelle adaptée avec accompagnement éducatif.
DESCRIPTION DES STRUCTURES
La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s'engage, par son action militante et la gestion de ses établissements, à faire avancer la réflexion et l'action en faveur des personnes en situation de handicap, dans une perspective d'épanouissement et d'inclusion sociale et professionnelle. L'ESAT St-Quentin Services accompagne 100 travailleurs en situation de handicap à travers des activités professionnelles adaptées et un suivi favorisant leur parcours professionnel. Le SAVS de Saint-Quentin accompagne 72 personnes en situation de handicap dans la réalisation de leur projet de vie et le maintien de leurs liens sociaux et professionnels. L'Entreprise Adaptée favorise l'insertion et le maintien dans l'emploi des 22 salariés en situation de handicap en leur proposant une activité professionnelle adaptée à leurs compétences et à leur projet professionnel.
MISSIONS
Finalité du poste : Sous la responsabilité de la direction, l'agent administratif assure la gestion administrative courante des structures et contribue au bon fonctionnement des activités. Il assure également l'accueil physique et téléphonique, le suivi administratif, la gestion des relations avec les clients ainsi que certaines actions de communication.
Administratif
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Gérer le secrétariat courant : courriers, saisies, mises en forme, classement et archivage.
- Créer et mettre à jour les dossiers administratifs (papier et informatique).
- Mettre à jour les données informatiques et les différents tableaux de suivi Excel.
- Saisir les présences, les temps de travail et les congés dans le logiciel SI RH.
- Gérer les commandes de fournitures.
- Scanner et intégrer les factures et bons de livraison fournisseurs dans le logiciel Yooz.
- Rédiger les différents comptes rendus de réunions.
Relation clients ESAT/EA
- Établir et suivre les devis et les commandes clients.
- Saisir les bons de livraison.
- Informer les clients sur le suivi et la réalisation des prestations.
- Répondre aux demandes des clients et assurer le suivi de leurs commandes.
- Établir les factures clients.
Communication
- Participer au développement de la communication des structures.
- Créer des supports de communication : affiches, flyers, mailings et documents d'information.
- Valoriser les activités et les prestations des structures.
PROFIL
Diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac +2 de type secrétariat, assistant de manager
Autres critères :
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel.)
- Aisance relationnelle, rigueur, disponibilité et discrétion seront les qualités nécessaires pour occuper ce poste
- Une première expérience sur un poste similaire serait la bienvenue
Experience
Débutant accepté
Compétences
- Classer des documents
- Mettre à jour un dossier
- une base de données
Qualification
Employé qualifié
Secteur d'activité
Aide par le travail
Liste des qualités professionnelles
- Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
- Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.