Agent administratif H/F

Cotation : C2 Agent administratif et secrétariat et secrétariat de direction

Contexte et périmètre

Thématique : Pôle Education Maintenance et Construction / Direction des Bâtiments et de la Maintenance. Au sein du pôle éducation, maintenance et construction, la direction des bâtiments assure la construction et l’entretien des bâtiments départementaux, avec une démarche de qualité et de durabilité : collèges publics, établissements culturels, sportifs, sociaux et administratifs. Elle agit pour améliorer la performance énergétique des 98 collèges publics, représentant les 2/3 des surfaces bâties. Projets phares : construction d’une dizaine de collèges, musée du Grand Siècle, aménagement du stade Yves-du-Manoir pour les JOP 2024 et deux centres aquatiques à Antony et Sèvres. Le poste s’inscrit dans une politique d’investissement et de services publics au bénéfice de l’attractivité du territoire.

Rattachement: secrétariat du service Programmation et Pilotage. Le poste assure un appui transversal aux équipes techniques dans l’élaboration et le suivi des projets, la coordination logistique, la gestion documentaire, le suivi des marchés et l’assurance qualité des processus internes, en lien avec les architectes, ingénieurs et techniciens. Le secrétariat participe également à des projets transverses et à l’amélioration continue des outils et méthodes de travail.

Responsabilités principales

• Gestion administrative et logistique du service : rédaction, mise en forme et diffusion de courriers et notes, comptes rendus; gestion du courrier entrant/sortant (papier et FLOWER); classement et archivage numérique; mise à jour des bases de données internes (prestataires, marchés, congés, etc.); gestion des fournitures, commandes et demandes de matériel.
• Appui à l’organisation des activités du service : gestion des agendas partagés, organisation de réunions (convocations, logistique, préparation de salles); suivi des plannings d’absences et déplacements professionnels; accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Soutien aux unités techniques : préparation de dossiers administratifs pour les projets (collecte de pièces, mise en forme, relances); suivi de tableaux de bord liés à l’exécution des marchés ou à l’avancement des projets; participation à la constitution des dossiers administratifs de programmation (diagnostics, plans, CR de visites); appui au suivi administratif des prestataires (répertoire, courriers, relances, suivi des pièces administratives).
• Contribution à la qualité et à la traçabilité : participation à la formalisation et au suivi des procédures internes (modèles, checklists, guides, archivage); suivi des échéances administratives (contrats, conventions, marchés); préparation et traitement administratif des dossiers pour audits, contrôles ou bilans d’activité.
• Participation à des projets transverses du service : projets RH, qualité ou communication; supports de communication interne (notes, synthèses, présentations); groupes de travail internes (évaluation, amélioration continue, outils collaboratifs).
• Profil et exigences : adjoint administratif territorial titulaire ou, à défaut, contractuel avec un CAP/BEP secrétariat/administratif; connaissance confirmée de l’environnement administratif et institutionnel, procédures administratives, techniques de secrétariat bureautique et rédactionnelles, méthodes de classement et archivage; maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Acrobat Pro, Gestfact, etc.).

Localisation

A Puteaux, dans le bâtiment « ARC », à proximité de La Défense et de l’hôtel du Département. L’ARC dispose d’un parking et est accessible par plusieurs lignes de transport.

Environnement et conditions d’emploi

Le Département place l’épanouissement des agents et l’équilibre vie professionnelle/vie privée au cœur de ses engagements. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est intégrer une collectivité de 4 700 agents œuvrant sur plus de 150 métiers, avec :

• des projets ambitieux pour construire l’avenir
• un cadre de travail moderne et favorable au bien-être
• une organisation du travail favorable à l’équilibre vie pro/vie perso
• une politique salariale attractive
• des opportunités de carrière et de formation
• un soutien à la parentalité

Et si vous conciliez épanouissement et projets professionnels ?