Agent administratif (H/F)
Rattaché(e) à la cadre administrative, l'agent exerce des fonctions d'accueil et assure le suivi de dossiers transversaux en lien avec plusieurs domaines de gestion administrative.
Accueil physique et téléphonique
Accueil et orientation
Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques
Gestion du courrier entrant et sortant (enregistrement, dispatch, archivage)
Participation à la communication interne du service
Suivi des sinistres et du parc de véhicules
Gestion et suivi administratif des déclarations de sinistres aux assurances
Interface avec les compagnies d'assurance et les experts mandatés
Tenue du tableau de bord du parc automobile : entretien, contrôles techniques, assurances, réservations
Gestion des logements
Rédaction des conventions d'occupation et suivi des renouvellements
Gestion des états des lieux (entrée / sortie) et coordination avec les services techniques
Mise à jour des tableaux de suivi
Missions transverses
Suivi de dossiers Intérim
Suivi de l'activité en lien avec le service comptabilité
Préparation et organisation logistique de réunions et instances institutionnelles
Classement, archivage des documents
Participation aux projets transversaux du service sur sollicitation de l'encadrement
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
Bac à Bac+2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent
Expérience dans la fonction publique hospitalière ou territoriale appréciée
Connaissance règles de gestion administrative publique souhaitée
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)
Capacité à produire des tableaux de bord et à exploiter des données chiffrées
Connaissance des procédures administratives liées à la gestion des sinistres, des véhicules ou du logement est un atout
Aisance avec les logiciels métier
Qualités personnelles
Sens de l'accueil, de l'écoute et de la relation aux personnes
Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle
Discrétion et respect de la confidentialité
Réactivité et adaptabilité face aux situations imprévues
Esprit d'initiative et capacité à travailler en autonomie comme en équipe
Les candidatures (lettre de motivation + curriculum vitæ) sont à adresser à :g.langlois@mecs-fconstant.fr
