Agent administratif et Vie Scolaire - H/F

Agent administratif et Vie Scolaire - H/F

Vous souhaitez mettre votre expérience au service des jeunes et familles fragilisées ?

Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite…

Ce que nous vous proposons

Le Pôle Formation / Insertion St Nicolas propose actuellement différents dispositifs de formation, de remobilisation et d’accès à l’emploi :

• La prépa – apprentissage “Pro’Pulse” , visant à donner accès à l’apprentissage à des jeunes qui en sont éloignés, à prévenir les ruptures et à consolider un projet professionnel. Il ouvre à tous les métiers, avec une attention aux besoins des compétences des entreprises du bassin d’implantation.
• Le CAP par alternance Production Service en Restauration(s) à Schiltigheim prépare les jeunes de 16 à 29 ans, aux métiers de la cuisine, du service et de l’entretien. La préparation du certificat se déroule sur deux ans . Il est hébergé au lycée Charles de Foucauld . Les apprentis bénéficient d’un accompagnement renforcé par la présence d’un éducateur de vie scolaire .
• La Touline : Un dispositif permettant d’accompagner les jeunes majeurs sortant de la protection de l’enfance et en situation de précarité ou isolés à construire un parcours socio‑professionnel leur permettant de devenir autonomes.

Dans le cadre d’un remplacement, Apprentis d’Auteuil recherche un(e) Agent administratif et Vie Scolaire (F/H) en CDD au sein de l'UFA Charles de Foucauld de Schiltigheim.

La mission principale de la Responsable Administrative et de la Vie Scolaire est d’être en charge, pour l’UFA, de tous les aspects administratifs et de suivi de la vie scolaire des apprentis.

Sous la responsabilité du chargé de projets formation insertion développement, vos missions seront les suivantes :

Responsabilités

• Validation de Projet
  • Participation au processus d’admission : assurer le 1er entretien téléphonique de préadmission, envoyer la synthèse en format PDF avec la fiche de présentation de la formation.
  • Une fois le dossier complet, transmettre l’information à la réunion d’équipe pour décision collective et suites à donner.
  • Saisir les prospects sur le fichier numérique dédié, archivage numérique (dossier partagé « prospects »).
  • Mettre en place, suite à l’échange avec le/la Référent‑e de Parcours, les conventions de stage (collège, Mission locale, CCI).
  • Échanges avec l’entreprise en cas de validation d’un contrat d’apprentissage : appeler pour présenter les attendus de la formation et les outils de transmission, préparer et transmettre le prévisionnel des coûts à l’entreprise qui a décidé de conclure un CA et les documents afférents.
  • Participation à la commission admission pour fixer les besoins individualisés de chaque nouvel apprenti durant le parcours d’apprentissage.
  • Participation à des actions de communication auprès des prescripteurs.
• Gestion et suivi de la scolarité des apprentis
  • Accueil : en coordination avec le/la Référent‑e de Parcours, assurer une présence et se rendre disponible au moment des temps hors classe et TP (pause, intercours…)
  • Gestion des absences et retards : surveiller la ponctualité, contrôler les justificatifs en cas d’absence, informer les employeurs et responsables légaux, saisir les absences et retards (copie des relevés de présence, saisie puis archivage – SC FORM), rédiger et envoyer un courrier récapitulatif mensuel des absences pour l’employeur, archiver les justificatifs et saisir tableau de suivi des absences.
  • Participation au parcours de formation et à l’accompagnement pédagogique : participer aux Conseils de classe, transmettre par mail les bulletins scolaires aux apprentis et entreprises, faire respecter le règlement de fonctionnement et participer aux décisions concernant les sanctions.
  • Effectuer les tâches administratives liées aux apprentis et aux contrats : constituer le dossier d’inscription, photocopier/scanner les documents relatifs à la constitution des dossiers, des contrats d’apprentissage.
  • Réunions d’équipe : participation et prise de notes des réunions d’équipe, rédiger les comptes‑rendus des réunions CODACQ.
  • Veille et développement réseau : transmettre toute information jugée pertinente dans le cadre de l’amélioration du fonctionnement de l’UFA.
• Assurer le suivi des sortants de formation/anciens apprentis

Profil recherché

• Sens des valeurs portées par la Fondation
• Aisance relationnelle et partenariale
• Sens de l’écoute et disponibilité à l’égard des apprentis et des professionnels
• Respect et bienveillance
• Maîtrise de soi
• Réactivité face à l’imprévu
• Savoir s’adapter aux changements
• Sens de l’organisation
• Bonne maîtrise d’outils bureautiques
• Bonne maîtrise de l’écrit
• Rigueur dans la transmission d’information orale et écrite
• Sens du travail en équipe
• Sens des responsabilités
• Savoir rendre compte de son activité
• Type de contrat : CDD 1 mois (renouvelable en cas de prolongation de l’arrêt maladie)
• Temps de travail : Temps plein
• Prise de poste : 29/04/2026
• Lieu : Allée d'Athènes, 67300 SCHILTIGHEIM
• Rémunération : Selon profil et expérience
• Tickets Restaurant (Valeur faciale 8,5 € dont 60 % pris en charge par l’employeur)
• Mutuelle prise en charge à 60 % par l’employeur