Agent Administratif et d'Accueil - Cdc Haute Saintonge H/F

A la frontière de la Saintonge et du Bordelais, la Haute-Saintonge s'étend sur le sud du département de la Charente-Maritime. La Communauté des Communes de Haute-Saintonge, crée en 1992, regroupe 129 communes pour 70 000 habitants.Placé sous l'autorité de la Direction générale des services, le poste consiste à recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité et à représenter l'image de la collectivité auprès des usagers en accueillant, renseignant et orientant le public vers les services ou les professionnels concernés.

Administratif :

• Rédaction et mise en forme des courriers, rapports et documents administratifs ;
• Préparation et suivi des décisions et arrêtés ;
• Gestion et suivi des conventions: courriers, enregistrement, présentation pour les instances et bilan ;
• Gestion des assurances: déclaration de sinistres, constitution des dossiers, suivi, relances éventuelles... ;
• Assurer le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques ;
• Coordination de la circulation des informations entre les différents services et interlocuteurs externes ;
• Contrôle et mise à jour des bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs ;
• Veille administrative, mise en conformité des documents .

Accueil :

• Accueil physique et téléphonique ;
• Orientation du public vers les différents services ;
• Gestion du courrier, des courriels et diffusion de l'information et de la documentation ;
• Gestion des locations de salles et des véhicules ;
• Suivi de tableaux de bord.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :

• Savoir faire preuve de discrétion professionnelle et de respect de la confidentialité ;
• Bonne communication écrite et orale ;
• Sens du travail en équipe, sens de l'organisation, esprit d'initiative, dynamisme et polyvalence ;
• Maîtrise de l'outil informatique (outils bureautiques, internet) ;
• Assurer la confidentialité des données.