Agent Administratif Chargé de l'Accueil du Conservatoire H/F

Overview

Le Conservatoire assure l'enseignement de la musique et de la danse, de l'éveil artistique au 3e cycle amateur. Véritable lieu de formation, de création et de diffusion culturelle, il contribue au rayonnement artistique du territoire à travers de nombreux projets pédagogiques et partenariats. Au sein d'une équipe composée de 24 enseignants artistiques, d'une direction, d'un agent administratif et de deux agents d'entretien, vous êtes le premier interlocuteur des élèves, des familles, des enseignants et des partenaires. Par la qualité de votre accueil et de votre accompagnement administratif, vous contribuez au bon fonctionnement du Conservatoire et à la qualité du service rendu aux usagers.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers, familles, élèves et partenaires
• Informier, orienter et accompagner le public dans ses démarches administratives
• Gérer les inscriptions, réinscriptions, la facturation et le suivi administratif de la scolarité des élèves
• Assurer le suivi des absences, des changements de cours et la diffusion des informations auprès des familles et des enseignants
• Participer à l'organisation des évaluations des élèves (préparation des jurys, suivi administratif, saisie des résultats)
• Assurer le secrétariat administratif du Conservatoire : conventions, déclarations SACEM, suivi des plannings, archivage et préparation de documents administratifs
• Gérer l'inventaire, les prêts et les locations des instruments et du matériel pédagogique
• Participer à la gestion des commandes de fournitures et contribuer à la continuité du service lors des périodes de forte activité

Qualifications

• Vous appréciez l'accueil du public et possédez un excellent sens du service
• Vous faites preuve de rigueur, d'organisation et savez gérer plusieurs dossiers simultanément
• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion administrative
• Vous possédez de bonnes qualités rédactionnelles et un excellent relationnel
• Vous savez faire preuve de discrétion, de diplomatie et appréciez le travail en équipe
• Une sensibilité au milieu artistique, culturel ou à l'enseignement serait appréciée
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et, idéalement, d'un établissement d'enseignement artistique
• Capacité à organiser et prioriser son activité
• Aisance dans la communication écrite et orale
• Sens de l'accueil, autonomie, discrétion et esprit d'équipe
• Disponibilité ponctuelle lors des manifestations du Conservatoire

Cadre statutaire : Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux. Poste ouvert aux titulaires et, à défaut, aux contractuels. Temps complet.