Agent administratif

Sous l'autorité du maire, l'agent administratif assure le suivi administratif de plusieurs domaines stratégiques de la collectivité, tels que l'état civil, le cimetière, les élections, le recensement, l'urbanisme et la communication.

Accueil

• Gérer les appels téléphoniques, la boîte mail et le courrier
• Orienter et renseigner les administrés
• Gérer les nouveaux arrivants - renseignements, enregistrement...
• Établir après vérification des justificatifs et du droit du demandeur des documents administratifs – certificats, attestations
• Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels et planifier les mises à disposition
• Réceptionner, rendre ou transmettre à la comptabilité les chèques de location de salle ou de caution
• Réaliser les conventions de mise à disposition
• Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers...)
• Organiser et ranger les dossiers : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique,
• archivage, etc...
• Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d'état civil et de population
• Répondre aux demandes de copies d'actes en contrôlant le droit du demandeur
• Réceptionner, contrôler et gérer les dossiers d'état civil
• Renseigner sur les concessions au cimetière (droit, emplacement...)
• Recevoir et gérer les demandes de concession ou d'inhumation, permis d'inhumations/exhumations et autres autorisations funéraires
• Préparer les opérations funéraires avec les établissements de Pompes funèbres et l'agent en charge de l'entretien du cimetière
• Tenir à jour l'enregistrement des opérations - dossiers "papiers" et dématérialisés

Élections

• Procéder aux inscriptions, radiations ou modifications des données électorales sur le REU
• Tenir à jour les listes électorales sur le REU
• Préparer les réunions de la commission et en assurer le suivi administratif
• Organiser les scrutins électoraux - organisation logistique des bureaux de vote, contrôle des documents et des procédures, coordination avec les services de l'Etat
• Présence le jour du scrutin en fin de journée en alternance avec la secrétaire de mairie
• Gérer administrativement le tirage au sort annuel des jurés d'Assise

Recensement militaire

• Accueillir et renseigner le jeune public
• Procéder au recensement militaire et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
• Renseigner les demandeurs sur les procédures administratives liées à l'urbanisme et sur les procédures de dépôt de demandes d'urbanisme
• Vérifier et enregistrer les demandes et en assurer la gestion
• Gérer et faire vivre le site communal - recherche d'informations, publication
• Gérer la communication au public - affichage, mailing, site communal

Secrétariat

• Rédiger et assurer la transmission de courriers, arrêtés ...
• Affaires Générales en collaboration avec la Secrétaire de Mairie
• Participe à la préparation et au suivi des décisions du conseil municipal(ACTE), recherches de subventions auprès des organismes financeurs

Ponctuellement :

remplacement de la secrétaire de mairie en son absence

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)
• Connaissance souhaitée de la réglementation en état-civil, funéraire, urbanisme, communication ...
• Connaissance souhaitée des plateformes ou logiciels métier(Acte, REU, Pécoto, COSOLUCE, Hubee, Intramuros)
• Disponibilité, autonomie, esprit d'équipe

Savoir-être :

• Disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
• Avoir une réelle capacité managériale ;
• Disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
• Etre autonome.