Administratif

1 - Gestion administrative générale et secrétariat de direction

• Assurer l'ecrétariat de direction
• Préparer les dossiers, notes,courriers et documents administratifs
• Organiser les réunions et instances:
  • Préparation des convocations
• Constitution des dossiers
• Suivi des décisions
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les procès‑verbaux
• Assurer l’envoi des délibérations et actes aux autorités de tutelle
• Gérer le courrier et les communications officielles du GCS
• Assurer letraitementdes mails etcourriers
• Organiser ladiffusion,l’affichageetl’archivagedes documents
• Mettre à jour lesdocuments internes et supportsadministratifs
• Tenir à actualiserlesstableaux desuivi
• Organiser et suivre les déplacements professionnels
• Réaliser les inventaires (Linge et Rolls)

2.Accueil, communication et gestion desaccès

• Organiseret assurer lefiltragedel’accueiltéléphonique
• Contribueràl’accueilphysiquedesinterlocuteursdu GCS
• Gérerl’accèsau site
• Veillerau bonfonctionnementdesdispositifsd’accueilet de communication

5.Activitélinge,groupementd’achatsetmarchéspublics

• Participerauxcommissions techniquesdugroupementd’achatdelinge
• Assurerl’enregistrementet lesuividescommandeset des réceptions delinge
• Gérerlesmaquettes demarquagedulinge
• Réaliseret suivre lesmarchéspublics:
  • o Élaborationetsuividespièces(CCAP, CCTP, RC …)
  • o Organisationdesparutions, analyse des offres, transmissions des résultats

7.Suivifinancier etcomptable

• Préparer,saisiretsuivrelesélémentsdefacturationliésàl’activitéde lablanchisserie
• Réaliserlafacturationjournalièresur lelogicielRAMSES
• Assurer lasaisieet lesuividelafacturationdansGFI PEP EPL
• Déposerlestitresderecettessur Chorus Pro
• Assurer lesuivides bons decommandeet de livraison
• Traiteradministrativementlesdevis,contratset factures
• Assurer les déclarations fiscales obligatoires duGCS (TVA, Impôts, Liasse fiscale)
• Élaborerl’EPRD suivant les consignes du Directeur du GCS
• Élaborerdesprojectionsfinancièreset des estimations pourl’exerciceannuel
• Êtrel’interlocuteurprivilégiédel’agentcomptablerelevant de laDGFiP
• Participerauxopérationsd’ouvertureet declôture des exercices comptables
• Mettreenplace ettenirà jour destableaux desuivifinanciers et budgétaires

8. Ressourceshumaines

• Contribueràl’élaboration, ausuiviet à la gestion du plan de formationduGCS
• Assurer lesuividesheuresdu personnelet desfeuillesdeprésence
• Assurer l’information et l’accompagnement des agents sur les démarches et questions administratives
• Assurer ladéclarationet lesuiviadministratifdes accidents de travail, en lien avec lesinterlocuteurscompétents
• Préparerlesélémentsnécessairesauxinstances etréunions
• Assurer l’interface avec la DRH du centre Hospitalier de Pau
• Apporter un appui administratif aux démarches de recrutement, d’intégration et de formation professionnelle
• Réalisation du bilan social

L’assistant(te) de Direction en charge de la gestion administrative et financière est placé sous l’Autorité Hiérarchique de l’Administrateur et par délégation sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur Technique du GCS.

Ce poste ne comporte pas de mission d’encadrement.

L’assistant(te) de Direction en charge de la gestion administrative et financière est amené(e) à collaborer avec l’ensemble des professionnels et acteurs institutionnels ainsi que l’ensemble des adhérents du GCS.

• Sens des responsabilités
• Conscience de son positionnement professionnel
• Représentation de l’image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
• Comportement professionnel: loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d’esprit, respect, honnêteté
• Savoir-faire relationnel: patience, écoute, discrétion
• Dynamisme et sens du travail en équipe
• Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte
• Respect de l’autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
• Organisation, méthode et rigueur