Adjoint en gestion administrative F/H (réf. 25682-1) (H/F)

Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative
Catégorie : C
Corps : Adjoint-e en gestion administrative (ATRF)
BAP : J

CDD de 8 mois.
A pourvoir dès que possible.

Vous assurez un appui opérationnel à la bonne gestion du département.

Les activités principales sont :

* Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
* Retranscrire des informations orales à l'écrit
* Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
* Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
* Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
* Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
* Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
* Classer et archiver des documents

Conditions particulières d'exercice :

* Le soutien à ce département implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement des formations sur la semaine entière
* Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique pourrait être demandée dans le cadre de ce types d'activités
Connaissances transversales requises :

* Environnement et réseaux professionnels
* Techniques d'élaboration de documents
* Techniques d'accueil téléphonique et physique
* Culture internet
* Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

* Accueillir et prendre des messages
* Accueillir les populations concernées
* Enregistrer et classer les documents
* Rédiger des rapports ou des documents
* Savoir rendre compte
* Travailler en équipe
* Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
* Utiliser les outils bureautiques

Connaissance à acquérir :

* Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
* Réglementation applicable à la formation doctorale en France

Compétences comportementales :

* Polyvalence
* Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
* Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
* Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
* Savoir organiser son travail avec méthode
* Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir être :

* Être autonome, esprit d'initiative et rigueur
* Sens de la confidentialité et loyauté
* Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
* Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
* Sens du service public