Adjoint-e en gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Gestion administrative et pédagogique :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique d'un ou plusieurs Départements de formation
• Transmettre divers courriers aux services concernés
• Etablir les certificats de scolarité
• Sortir les emplois du temps d'ADE pour affichage et pour préparation des D.

S. (préparer les copies d'examens,

demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)

• Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC
• Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC
• Editer les bulletins dans SCODOC
• Entrer les résultats dans Apogée
• Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus,

déclaration de sortie auprès de l'Université)

• Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur
• Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins...

Gestion financière :

• Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis
• Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier
• Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité
• Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité

L'agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l'établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l'empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).

Affectation administrative (Service, laboratoire, composante) IUT Littoral Côte d'Opale, département TC site de Dunkerque.

Affectation géographique : Dunkerque.

CDD de 1 mois à temps plein, renouvelable. Prise de poste souhaitée au 16 mars 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation avant le 4 mars 2026.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme souhaité : Niveau BAC à BAC +2, une expérience dans le secrétariat est un plus.

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes

réglementaires...)

• Gestion comptable et financière
• L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe.

Savoir-faire :

• Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres.
• Analyse et gestion des demandes de toutes natures
• Organisation et gestion des bases de données
• Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS...)
• Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc...).
• Gestion administrative de PARCOURSUP.

Savoir être :

• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers