Adjoint.e en gestion administrative – Gestionnaire de scolarité F/H - 311

Adjoint(e) en gestion administrative – Gestionnaire de scolarité F/H - 311

Fonction publique : Fonction publique de l'État

Employeur : Université de Toulouse

Localisation : Route de Narbonne, 31330 Toulouse

Type de contrat : CDD d'1 an

Réf. Référence :

Date limite de candidature : 13/07/2026

Finalité du poste

Assurer les opérations administratives courantes de la scolarité universitaire et garantir la fiabilité des données dans un environnement multi-sites en lien notamment avec les IFSI d’Albi, Rodez, Auch, Montauban, St Gaudens, Cahors, Millau, Castres, Mazamet, Pamiers, Croix Rouge, Figeac, Toulouse, Tarbes.

Responsabilités

• Accueil et information des usagers
• Saisie des inscriptions et résultats
• Édition des documents de scolarité
• Préparation administrative des examens
• Classement et archivage
• Support aux jurys et diplomation
• Mettre à jour les dossiers étudiants (compensation, dispenses d’enseignement, AJAC…)
• Saisir les notes et résultats transmis
• Éditer les relevés de notes et les PV de jury
• Préparer les documents administratifs des examens
• Participer à la logistique des jurys semestriels et de diplôme
• Assurer la diffusion administrative des résultats
• Mettre à jour les bases de données multi-sites
• Appliquer les procédures harmonisées du réseau université–IFSI
• Contribuer à la fiabilité des données transmises aux 14 IFSI

Profil recherché

Connaissances

• Bonne maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, messagerie)
• Intérêt pour les environnements universitaires et administratifs structurés
• Sens du service public et de l’accueil
• Rigueur, discrétion et capacité à appliquer des procédures

Savoir-faire technique

• Techniques administratives de base
• Fonctionnement scolarité universitaire
• Outils bureautiques
• Procédures examens et jurys
• Notions ECTS
• Saisie administrative
• Classement / archivage
• Préparation de documents
• Utilisation logiciels
• Suivi administratif de dossiers

Savoirs Comportementaux

• Sens du service public
• Rigueur
• Organisation
• Discrétion
• Fiabilité
• Travail en équipe
• Adaptabilité

Diplôme requis : CAP (Certificat d'Aptitude Professionnelle)

Durée Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF ou équivalent
• Quotité de travail : 100 %
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
• Localisation géographique : 133 route de Narbonne
• Rémunération : € à € en fonction de l'expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178€
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Options de temps de travail (39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé)
• Possibilité d’aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous…)
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement 10min de sport sur temps de travail
• Parking sur place
• Crèche