Adjoint.e en gestion administrative – Gestionnaire de scolarité F/H - 311

Contexte

Le poste est intégré au réseau de scolarité universitaire regroupant 14 IFSI partenaires, nécessitant une forte rigueur et homogénéité des pratiques.

Finalité du poste

Assurer les opérations administratives courantes de la scolarité universitaire et garantir la fiabilité des données dans un environnement multi-sites en lien notamment avec les IFSI d’Albi, Rodez, Auch, Montauban, St Gaudens, Cahors, Millau, Castres, Mazamet, Pamiers, Croix Rouge, Figeac, Toulouse, Tarbes.

Missions principales

• Accueil et information des usagers
• Saisie des inscriptions et résultats
• Édition des documents de scolarité
• Préparation administrative des examens
• Classement et archivage
• Support aux jurys et diplomation

Activités principales

• Accueillir et informer les étudiants et partenaires
• Saisir les inscriptions administratives et pédagogiques
• Mettre à jour les dossiers étudiants (compensation, dispenses d’enseignement, AJAC…)
• Saisir les notes et résultats transmis
• Éditer les relevés de notes et les PV de jury
• Préparer les documents administratifs des examens
• Participer à la logistique des jurys semestriels et de diplôme
• Classer et archiver les documents de scolarité
• Assurer la diffusion administrative des résultats
• Mettre à jour les bases de données multi-sites
• Appliquer les procédures harmonisées du réseau université–IFSI
• Contribuer à la fiabilité des données transmises aux 14 IFSI

Conditions générales du poste

Catégorie du poste : C

Corps de recrutement : ATRF ou équivalent

Quotité de travail : 100 %

Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

Poste ouvert uniquement aux contractuels

Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois

Localisation géographique : 133 route de Narbonne

Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1

Rémunération :

Pour les contractuels : elle est comprise entre € et € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178€.

Connaissances

• Bonne maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, messagerie)
• Intérêt pour les environnements universitaires et administratifs structurés
• Sens du service public et de l’accueil
• Rigueur, discrétion et capacité à appliquer des procédures

Savoir-faire technique

• Techniques administratives de base
• Fonctionnement scolarité universitaire
• Outils bureautiques
• Procédures examens et jurys
• Notions ECTS
• Saisie administrative
• Classement / archivage
• Préparation de documents
• Utilisation logiciels
• Suivi administratif de dossiers

Savoirs comportementaux

• Sens du service public
• Rigueur
• Organisation
• Discrétion
• Fiabilité
• Travail en équipe
• Adaptabilité

Diplôme requis

CAP (Certificat d'Aptitude Professionnelle)

Durée Expérience souhaitée

Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)

Politique sociale et avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous…)
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement 10min de sport sur temps de travail
• Parking sur place
• Crèche