Adjoint·e en gestion administrative - F/H

RESPONSABILITÉS :

Rejoindre l'Université du Temps Libre (UTL) d'Aix-Marseille Université, c'est contribuer à une mission de service public tournée vers la diffusion des savoirs, l'ouverture à la culture scientifique et le partage des connaissances avec le plus grand nombre. Ouverte à toutes et à tous, sans condition de diplôme, l'UTL propose chaque année une offre riche de formations et de conférences qui participe au rayonnement de la recherche universitaire et du territoire.

Au sein du site d'Aix-en-Provence, installé au Cube sur le campus Schuman, ce poste offre l'opportunité d'occuper une fonction polyvalente au cœur de la vie de la structure. En lien étroit avec l'équipe de direction, il contribue au bon fonctionnement quotidien de l'UTL et à la qualité de l'accueil réservé aux quelques 1 500 personnes qui fréquentent le site chaque année. Véritable interface entre le public, les équipes enseignantes, les partenaires et les différents services de l'université, ce rôle associe sens du service, organisation et autonomie.

Le quotidien est rythmé par des missions variées qui mêlent accueil, information, gestion administrative, accompagnement des inscriptions, suivi de la programmation pédagogique et appui à l'organisation des conférences et des événements. La gestion des dossiers, la mise à jour des données dans les outils métiers, la préparation des documents administratifs, le suivi des plannings et la coordination des informations participent directement à la qualité des services proposés aux usagers. Le poste prend également part au développement des activités du site en accompagnant la programmation, en recueillant les attentes du public et en contribuant à l'amélioration continue de l'offre de formation.

Une dimension logistique et technique complète ces missions à travers le suivi des équipements pédagogiques, la mise à jour des supports de communication en collaboration avec les équipes concernées et la gestion des données nécessaires au fonctionnement du service.

Ce poste s'inscrit dans une équipe à taille humaine, soudée autour d'un projet commun, où la coopération, la confiance et la communication favorisent un environnement de travail stimulant. La diversité des thématiques proposées, la richesse des échanges avec un public fidèle et curieux ainsi que la variété des activités offrent un cadre professionnel particulièrement dynamique.

PROFIL RECHERCHÉ :

Ce poste requiert un excellent sens de l'organisation, de la polyvalence et du service. Une bonne maîtrise des outils bureautiques, des applications numériques et de la rédaction est indispensable, tout comme une aisance dans l'accueil et l'accompagnement de publics variés. La connaissance du fonctionnement d'Aix-Marseille Université et du logiciel APOGEE constitue un atout.

Cette fonction s'adresse à une personne autonome, rigoureuse et réactive, capable de gérer plusieurs activités en parallèle tout en travaillant en étroite collaboration avec l'équipe et les différents interlocuteurs de l'UTL. Curiosité, adaptabilité, qualités relationnelles, discrétion et sens de l'initiative permettront de contribuer pleinement à la qualité du service rendu et au dynamisme de la structure.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

Deux étapes après réception de la candidature : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats présélectionnés, puis un entretien avec les responsables de la structure. En cas de réussite, le recrutement est confirmé rapidement. À l'arrivée, un parcours d'accueil, d'intégration et des formations adaptées sont proposés pour favoriser le développement professionnel.

• Flexibilité possible dans l'organisation de la semaine de travail (télétravail, semaine en 4j ou 4,5j) dès 2 mois d'ancienneté, selon le cadre de la structure et en accord avec le manager
• Équilibre des temps de vie : jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (selon l'organisation et le temps de travail)
• Prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les non-titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• Prise en charge des transports en commun à 75 %, compatible avec un forfait mobilité durable
• Possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles domicile-travail
• Accès à des prestations dans les domaines du loisir, du sport, de la culture et du social