Adjoint-e en gestion administrative - CMH (H/F)
RESPONSABILITÉS :
Intégré-e au sein d'une équipe de 3 personnes et placé-e sous l'autorité directe du Directeur du Centre Michel de l'Hospital l'adjoint(e) en gestion administrative assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et financière du Centre Michel de l'Hospital (CMH).
Il/Elle réalise des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables à l'Université Clermont Auvergne. Il/Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il/Elle informe et oriente les personnes internes et externes dans leurs démarches.
Le poste s'exerce en complémentarité de la gestionnaire administrative du CMH, qui sera la principale interlocutrice de la personne recrutée.
PROFIL RECHERCHÉ :
- Instruire les dossiers en vérifiant leur régularité juridique et financière
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière.
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
- Procéder aux opérations d'engagement et de liquidation (saisie des commandes, missions, états des frais)
- Assurer le suivi financier des déplacements du personnel (saisie de l'ordre de mission)
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations par tutelle
- Etablir des états ou des bilans pour le suivi des dépenses du portefeuille de crédits dont il/elle aura la charge
- Collecter et contrôler les pièces justificatives d'opérations financières
- Contribuer aux enquêtes des tutelles
- Classer et archiver les documents/pièces administratives et informations
- Assurer une veille au sujet de la réglementation imposée par l'UCA afin de la mettre en application.
Connaissances :
- Maîtrise de base dans le domaine de la gestion financière et de la comptabilité
- Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement, de ses composantes et laboratoires.
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Technique de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des règles et des techniques de gestion financière des établissements publics
- Maitrise du Pack Office (Word/Excel)
- Langue anglaise : niveau A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) souhaité
- Maîtriser les règles grammaticales et orthographiques
- Maitriser les outils bureautiques courants (Excel/Power Point/Word dont publipostage)
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en relation partenariale.
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.
- Élaborer des tableaux de bord financiers
- Appliquer et faire appliquer les règles de sécurité
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Capacité d'adaptation
- Sens relationnel
