Adjoint.e en gestion administrative

Missions

Exécuter des actes administratifs et de gestion financière ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement des équipes de recherche du laboratoire (demandes d'achat, commandes, réservations, factures, états liquidatifs...).

Activités principales

- Assurer la gestion des missions du personnel des équipes et des intervenants extérieurs (commandes transports : hébergement, remboursement des frais de missions, demande de visa et gestion de l'hébergement particulièrement pour les invités étrangers)

- Prendre en charge la gestion des commandes des équipes (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures)

- Procéder à la dépense des crédits de recherche dans le respect des règles budgétaires des établissements (tutelles et partenaire) et des financeurs

- Rendre compte aux responsables d'équipe du bilan financier qui les concerne (dotation particulièrement)

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Participer à la préparation des justifications des crédits des contrats de recherche, sous la responsabilité de la Responsable Financière et en lien avec la Chargée de suivi des contrats de recherche

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

- Procéder au classement et à l'archivage soigné des pièces administratives et financières

- Participer à l'organisation des colloques / workshops (budget, commandes, factures) et autres évènements scientifiques des équipes de recherche et y apporter un soutien logistique et organisationnel (réservations, accueil, etc.)

- Saisir et mettre à jour les données (agents et fournisseurs dans les outils informatiques)

- Accueillir et informer les personnels et usagers du site, selon le besoin

- Assurer ponctuellement et selon les besoins le remplacement des autres assistant.e.s d'équipes

- Participer aux opérations de logistique du laboratoire, assister les personnels et les équipes

Fiche de poste en intégralité ici :

•   Formation et/ou qualification : Baccalauréat spécialisation comptabilité, gestion ou toute autre spécialisation similaire

•   Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1à 3 ans

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Modes de fonctionnement des établissements publics
- Finances publiques
- Marchés publics
- Techniques d'élaboration de document
- Techniques de communication
- Langue anglaise niveau A2 minimum
Savoir-faire opérationnels :
- Être à l'aise avec les outils informatiques et logiciels de base
- Connaître les logiciels de traitement de texte, tableur et de messagerie électroniques
- Savoir analyser des données comptables et financières
- Appliquer des règles financières
- Être capable de mettre un protocole en application
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Savoir gérer son activité dans le temps
Savoir-être :
- Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Être capable d'analyser, informer et rendre compte