Adjoint(e) au chef du bureau des relations avec les usagers

Adjoint(e) au chef du bureau des relations avec les usagers

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager

Intitulé du poste

Adjoint(e) au chef du bureau des relations avec les usagers

Vos activités principales :

L’adjoint au chef de bureau assure avec le chef de bureau l’encadrement des équipes et le suivi des dossiers, participe à la lutte contre les fraudes internes, il assure l’intérim du chef de bureau.

Accueil général : encadre et organise le service, il est associé à la démarche de labellisation qualité et conduit des actions visant à l'amélioration de la qualité de l'accueil physique et électronique de la préfecture. Il participe à la prise en charge des accueils difficiles et conflictuels en lien avec les services compétents.

Point d’accueil numérique : assure l'évolution et la montée en puissance de ce service d'inclusion numérique en collaboration avec les services d’administration centrale (DGEF…) et les directions métiers de la préfecture (DII et DRC particulièrement). Il pilote le recrutement des volontaires en service civique auprès desquels il a un rôle d’expertise technique (dossiers complexes et utilisation des fichiers et logiciels).

Au pôle courrier, il apporte son soutien au coordinateur de la section courrier dans ses missions (encadrer une équipe d’agents de catégorie C , apporter une expertise sur les questions de traitement du courrier, suivre l'évolution des dépenses d'affranchissement, traiter le courrier réservé et signalé et gérer les boîtes électroniques fonctionnelles).

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le bureau des relations avec les usagers assure l'orientation et l'information des usagers à travers différents canaux de contact. Il assiste également les autres services de la préfecture pour le développement de bonnes pratiques.

Le pôle courrier traite des demandes écrites et électroniques envoyées ou déposées en préfecture aux fins d’orientation et d'acheminement dans les services. Il assure également l'expédition du courrier émis par les services de la préfecture. Il réalise certains envois de courrier en nombre : adressage, mise sous pli et affranchissement. Le PAN accompagne la dématérialisation des démarches du ministère de l’Intérieur et des Outre-mer à travers la mission de l'inclusion numérique.

Composition et effectifs du service :

20 agents (1 A, 2 B, 11 C + 2 contractuels et 4 volontaires en service civique) répartis en 3 pôles :

- accueil général

Liaisons hiérarchiques :

La directrice de la coordination des politiques interministérielles

Le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles :

Avec l’ensemble des directions et services de la préfecture et des sous-préfectures, plus particulièrement les services de délivrance de titres et le service de la communication, les collectivités territoriales, les interlocuteurs des services postaux et les particuliers.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste :

Disposer en temps utile d'annuaires actualisés et de plans de situation, organigrammes des services de préfecture / services déconcentrés.

Les missions ne sont pas télétravaillables.

Les missions sont identifiées dans le plan de continuité d’activité de la préfecture.

L’agent contribue au respect des engagements du label qualité.

Régime horaire : 38h30/semaine – 27 jours de congés – 18 jours de RTT + 5 jours compensation Accueil

Rythme de travail pouvant être conditionné par les horaires d'ouverture des services au public.

Les avantages :

Restaurant administratif sur place

Forfait mobilité durable

Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%

Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare

Position centrale en plein cœur de la ville de Lille

Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche

Participation à la complémentaire santé

Accès à un large de choix de formations

Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques :

• Avoir des compétences en informatique-bureautique (niveau maîtrise requis)
• Connaître l'environnement professionnel (niveau maîtrise requis)

Savoir-faire :

• Savoir rédiger (niveau maîtrise requis)
• Savoir analyser (niveau maîtrise requis)
• Savoir s'organiser (niveau maîtrise requis)
• Savoir gérer un projet (niveau maîtrise requis)
• Savoir manager (niveau maîtrise requis)

Savoir être :

• Savoir s'exprimer oralement (niveau maîtrise requis)
• Avoir le sens des relations humaines (niveau maîtrise requis)
• Savoir accueillir (niveau maîtrise requis)
• Savoir s'adapter (niveau maîtrise requis)
• Savoir communiquer (niveau maîtrise requis)

Informations complémentaires

Préfecture du Nord - Direction de la coordination des politiques interministérielles

12/14 rue Jean Sans Peur – CS 20003- 59039 LILLE Cedex

Mettre en place les outils et méthodes permettant de travailler en réseau avec tous les partenaires de l'accueil.

Professionnaliser la fonction accueil et valoriser l'image interne/externe de l'accueil physique général et téléphonique.

Accéder à un poste de niveau de responsabilité supérieur. – Préparation des concours de catégorie A

Responsable de l’accueil général USA001A

Chargé de la coordination du courrier ADM002A

M. Jérémy BETTIGNIES, chef de bureau )

Mme Astrid TOMBEUX, directrice de la coordination des politiques interministérielles

Mme Elvire BARREIRA, directrice adjointe,

Fondement juridique du recrutement

2° de l'article L331-2 (Anciennement 2° de l'article 4)

Localisation du poste

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Direction générale de la sécurité intérieure - LEVALLOIS-PERRET (92)
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels