Adjoint(e) au Chef du Bureau de Représentation de l'État

Adjoint(e) au Chef du Bureau de Représentation de l'État

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie A (cadre)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Personnel du bureau du cabinet

Statut du poste

Intitulé du poste

Adjoint(e) au Chef du Bureau de Représentation de l'État

Vos activités principales

• L’adjoint se sert comme second et supplée le Chef du Bureau de l’État.
• Assume l’intérim en son absence et assiste à l’ensemble des réunions.
• Participe au traitement de tous les dossiers suivis par le Bureau de la Représentation de l’État:
• Organisation des visites officielles, événements, commémorations
• Affaires politiques et élections, suivi de l’actualité départementale
• Mise à jour des documents de présentation du département (ex: dossier de territoire)
• Instruction des décorations nationales et médailles honorifiques.
• Participe aux réunions opérationnelles.

Missions spécifiques

• Organiser l’ensemble des cérémonies commémoratives et suivre les questions liées aux anciens combattants et à la Défense.
• Organiser et suivre l’ensemble des manifestations publiques se déroulant à la préfecture ou dans lesquelles elle est partie prenante.
• Participer à l’organisation des déplacements officiels.
• Dupliquer avec la chargée des élections sur leur organisation et en cas d’empêchement de celle‑ci.
• Mettre à jour le listing général des personnalités.

Environnement professionnel

Au sein du Cabinet du préfet, le Bureau de la Représentation de l’État assure l’ensemble des missions relatives à l’organisation des cérémonies commémoratives, événements et visites officielles, au suivi des affaires politiques et à l'organisation des scrutins électoraux en partenariat avec la Direction de la Citoyenneté et le Service des Systèmes d’Information et de Communication (SDSIC), au traitement des affaires réservées, interventions des particuliers et questions protocolaires, ainsi qu’à l'instruction des décorations nationales et médailles d'honneur.

Le bureau est composé de 4 personnes (2 agents de catégorie C, 1 agent de catégorie A et 1 agent de catégorie A+).

Liaisons hiérarchiques

Chef du Bureau de la Représentation de l’État – Directeur de cabinet du préfet

Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des services de l’État et des services de la préfecture, le corps préfectoral, les collectivités territoriales, les élus, les personnalités du département, les anciens combattants.

Conditions particulières d'exercice

• Disponibilité et réactivité
• Sens des relations humaines
• Sens de l'organisation
• Sens du service public et discrétion

Descriptif du profil recherché

Compétences techniques

• Avoir des compétences en informatique-bureautique : niveau maîtrise requis.
• Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis.
• Protocole : niveau initié requis.

Savoir‑faire

• Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise requis.
• Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis.
• Savoir rédiger : niveau maîtrise requis.
• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis.
• Savoir analyser : niveau maîtrise requis.

Savoir‑être

• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis.
• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis.
• Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis.
• Savoir communiquer : niveau maîtrise requis.
• Esprit d’initiative : niveau pratique requis.

Evolution à terme sur un poste de chef de bureau.

Durée attendue sur le poste

3 à 5 ans.

Critères candidat

Niveau d'expérience min.

Confirmé

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture de la Haute-Vienne, 1 rue de la Préfecture, Bureau de la Représentation de l’Etat.

Fondement juridique du recrutement

Title III du Livre III du Code Général de la Fonction Publique : -2° de l’article L332-2

Télétravail possible

Oui (si applicable).

Localisation du poste

Europe, France, Nouvelle-Aquitaine, Haute Vienne (87), Préfecture de la Haute-Vienne.