Adjoint(e) au Chef du bureau de la gestion administrative et de la paie pour les agents du MI (H/F)

Groupe RIFSEEP: 1

Responsabilités

• Management et pilotage du bureau
• Encadrer et animer les agents du bureau assurant la gestion des agents du MI
• Organiser, planifier et coordonner l’activité
• Réaliser les entretiens professionnels
• Accompagner les agents et veiller à la qualité du service rendu
• Représenter le chef de bureau en cas d’absence

Gestion administrative et statutaire des agents

• Superviser la gestion des agents titulaires, contractuels et stagiaires
• Veiller à la mise à jour des dossiers individuels (Dialogue2)
• Sécuriser la production des actes administratifs (avancement, mutation, retraite…)
• Assurer le suivi des procédures collectives (promotions, CIA…)
• Apporter un appui réglementaire sur les situations complexes

Gestion de la paie

• Pilotage de l’ensemble du cycle de paie
• Collecte, saisie et contrôle des éléments de paie (prises en charge, heures supplémentaires, primes, indemnités, absences, congés…)
• Vérification de la conformité des rémunérations avec les textes statutaires et indemnitaires
• Réalisation des opérations en vue de la pré‑liquidation et liquidation de la paie
• Gestion des régularisations, rappels, trop‑perçus et corrections

Outils de pilotage, procédures et reporting

• Contribuer aux tableaux de suivi de l’activité
• Mettre à jour les procédures et sécuriser les pratiques de gestion

Relations fonctionnelles et cadre de service

• Veiller à la bonne exécution du contrat de service RH
• Assurer les relations avec les services du BMI et les administrations centrales
• Participer aux travaux transversaux du bureau

Votre environnement professionnel: Le secrétariat général commun (SGC) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’Intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité du préfet et sous l’autorité fonctionnelle des directeurs départementaux interministériels et du secrétaire général de la préfecture, au bénéfice des services de la préfecture et des directions départementales interministérielles, dans les conditions fixées par des contrats de services qui feront l’objet d’une évaluation au moins annuelle.Le SGC assure, au bénéfice de la préfecture de département et des directions déconcentrées (DEALM, DEETS, DAAF, DAC), la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines.

Activités du service

• La plateforme régionale d’appui interministériel à la gestion des ressources humaines
• Le service finances, budget, commandes publiques
• Le service des ressources humaines
• Le service interministériel du numérique
• Des moyens, accueil, courrier, construction, et immobilier
• Le pôle juridique

Conditions particulières d'exercice

Composition et effectifs du service: Le service des ressources humaines du Secrétariat général commun est composé de 35 agents répartis dans 3 bureaux.

• Un bureau de gestion administrative et paie (1 chef(fe) de bureau, 3 adjoint(es) et 13 gestionnaires)
• Un bureau de gestion des absences (1 chef(fe) de bureau et 5 gestionnaires)
• Un bureau de formation, recrutement, concours et mobilité (1 chef(fe) de bureau, et 5 gestionnaires)
• Un secrétariat

Liaisons hiérarchiques:

• L’adjointe au chef du service ressources humaines
• Le chef du service ressources humaines
• La directrice du Secrétariat général commun

Liaisons fonctionnelles:

• Les agents des services de l’État du périmètre SGC (DEALM)
• Le centre régional de gestion de Normandie (CRGNO)
• La direction des ressources humaines de l’administration centrale (MTECT)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Rigueur, organisation, discrétion, méthode
• Pic d’activité lissé dans l’année
• Grande disponibilité requise
• Autonomie

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes):

Compétences techniques

• Connaître l’environnement professionnel

Compétences budgétaires et comptables

• Maitriser les compétences budgétaires et comptables

Compétences en informatique - bureautique

• Maitriser les compétences en informatique bureautique

Savoir-faire

• Travailler en équipe
• S’organiser
• Avoir l’esprit de synthèse

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines
• Savoir s’adapter
• Savoir communiquer

Perspectives

Expérience peut être valorisée dans le cadre de l’accession à un grade supérieur.

Durée attendue sur le poste

2 à 4 ans