Adjoint au responsable administratif et financier H/F - titulaire/contractuel.le

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Gestion des dossiers enseignants, en collaboration avec le RAF :

• Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours
• Contrôle et suivi des plans de service des enseignants-chercheurs, titulaires et non titulaires
• Contrôle et suivi des dossiers administratifs des chargés de cours et des conférenciers en relation avec la DIPEFAS
• Accompagnement des chargés de cours dans la constitution de leur dossier de candidature
• Édition du dossier pédagogique de l'intervenant puis suivi des signatures
• Suivi des demandes d'autorisation de cumuls, des ordres de mission et des autorisations d'absence
• Établissement des déclarations d'heures pour les enseignants titulaires et non titulaires
• Établissement des états d'heures pour les intervenants extérieurs
• Archivage des documents administratifs

Gestion financière, en liaison avec et sous l'autorité du RAF :

• Suivi de la consommation des heures complémentaires
• Se procurer des devis auprès des fournisseurs, établissement de devis en ligne
• Saisie des demandes d'achat sous OS Ticket, suivi des livraisons et attestation de service fait
• Gestion des stocks pour les fournitures administratives et pédagogiques
• Suivi des conventions de partenariat pédagogique
• Participation au suivi de l'exécution budgétaire
• Classement et archivage des pièces justificatives

Interface Logistique Et Patrimoine

• Assurer l'interface entre la Direction de la logistique (service courrier, manutention, gestion des clés, serrurerie) et la Direction du Patrimoine (demandes de travaux d'entretien ou de dépannage)

Appui Au Pilotage

• Mise à jour du site internet de la composante
• Mise à jour de l'annuaire des enseignants en début d'année universitaire
• Mise à jour de la signalétique au sein de l'UFR
• Gestion du courrier
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les autres services et les partenaires extérieurs
• Participation à l'enquête ministérielle relative aux stages des licences et masters
• Appui à la gestion des réservations de salles pour les enseignements, réunions et évènements de l'UFR

Appui Au Référent Handicap

• Suivi des plans d'accompagnement des étudiants en situation de handicap
• Organisation des examens des étudiants en situation de handicap en lien avec le Service Accueil Handicap

Activités Annexes

• Appui aux secrétariats pendant les périodes d'intense activité, notamment lors des campagnes de candidature, Savoirs sur l'environnement professionnel
• Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable. La maîtrise des logiciels de gestion des intervenants enseignants (OSE) ou de gestion des commandes/dépenses (GFC) serait un plus apprécié
• Connaître la gestion budgétaire et la comptabilité publique
• Planifier son activité
• Savoir anticiper
• Savoir informer et rendre compte
• Qualités rédactionnelles

Savoir être

• Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs
• Savoir alerter son supérieur hiérarchique