Adjoint administratif (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'Hôpital Jules Doitteau recrute un ou une adjoint administrative en CDD de 3 semaines pour renforcer l'équipe.


MISSIONS :
Accueillir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché en face à face ou par téléphone. Recueillir et traiter les données nécessaires à l'admission et à la facturation des patients et résidents.
• Accueil et orientation des personnes (patients, usagers, résidents, proches, professionnels, etc.)
• Gestion du standard téléphonique
• Information et conseil à des tiers dans son domaine d'activité
• Recueil/collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
• Gestion administrative relative au domaine d'activité
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, affranchissement, archivage)
• Gestion des admissions et du suivi des dossiers


Horaires de journée (9h/17h) du lundi au vendredi

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Connaissance approfondie de l'expression écrite et orale
• Connaissance opérationnelle des techniques de communication
• Connaissance opérationnelle de la gestion et rédaction administrative
• Connaissance opérationnelle des outils informatiques (niveau intermédiaire sur Excel/Word)
• Connaissance générale de la fonction publique hospitalière

Savoir-faire :
• Accueillir, renseigner, orienter des personnes, des groupes, des publics
• Gérer ses émotions, son stress
• Identifier/analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.) et en faire une synthèse
• S'exprimer auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face et par téléphone
• Se répérer et s'orienter dans l'espace
• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi
• Travailler en équipe/en réseau
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• Organiser son travail en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à s'adapter rapidement aux demandes urgentes et imprévues et à ses différents interlocuteurs
• Capacité à anticiper, résoudre les difficultés et mettre en œuvre des solutions
• Avoir une excellente expression orale et écrite

Savoir-être :
• Respecter les obligations de neutralité, discrétion professionnelle, réserve et confidentialité,
• Être doté d'un excellent relationnel
• Aptitude à savoir se rendre disponible
• Être force de proposition, faire preuve d'initiative
• Être garant de la fiabilité des informations transmises
• Être garant de l'image du service public, avoir une attitude, un comportement et une tenue irréprochables
• Être rigoureux, organisé, précis et méthodique
• Être autonome et avoir le sens des responsabilités
• Esprit et travail d'équipe
• Être polyvalent
• Être ponctuel
• Aptitude à gérer son stress
• Aptitude à s'adapter aux nouvelles méthodes et techniques