Adjoint administratif (H/F)

Mission\n\n

Au sein de l'UFR Droit Economie Management votre mission est d'assurer l'accueil, l'information, le soutien administratif courant et l'appui logistique nécessaires au fonctionnement du campus de Bourges.\n\n

Activités principales\n\n

En cohérence avec les orientations stratégiques de l'établissement et pour renforcer son attractivité, vos activités seront les suivantes :\n\n

Accueil physique et téléphonique\n\n- Accueil physique et téléphonique sur les plages d'ouverture définies

• Orientation vers les services et interlocuteurs compétents
• Renseignements de premier niveau (horaires, salles, démarches simples, accompagnement des étudiants pour les demandes de bourse Prépa Talents)
• Réception et transmission des messages\n\n

Appui administratif général\n\n- Saisie et diffusion d'informations (affichages, mails internes, documents)

• Aide à la préparation du rapport d'activité
• Classement, archivage\n\n

Gestion financière\n\n- Gestion des commandes en lien avec le service budgétaire de l'UFR (référencement des nouveaux fournisseurs, demandes de devis, transmission des devis signés et des bons de commande aux fournisseurs, gestion des attestations de service fait, communication de la procédure de facturation aux prestataires)

• Petit réassort de fournitures
• Gestion des conventions de location (réservation de la salle en lien avec la responsable de la scolarité, saisie des conventions et suivi du circuit de signature)\n\n

Soutien logistique au fonctionnement du site\n\n- Signalement des besoins techniques ou incidents

• Suivi du courrier
• Appui matériel ponctuel lors d'évènements internes (conférences, journée portes ouvertes, forum, carrefour des métiers, concours d'éloquence.)
• Préparation de stands (SSU, Conservatoire, Association GAGL45, assistante sociale, Pitch ton métier.)\n\n

Relai « bien-être étudiant »\n\n- Diffusion des informations institutionnelles (SSU, aides sociales.)

• Orientation des étudiants vers les services compétents
• Transmission des informations culturelles diffusées par les services centraux\n\n

CONTRAINTES PARTICULIÈRES : Strict respect du calendrier universitaire, présence indispensable sur les créneaux d'accueil définis, travail en autonomie partielle dans une petite structure, déplacements ponctuels possible sur d'autres sites berruyers et sur le campus orléanais, charge accrue possible en période de rentrée ou d'examens

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle\n\n

Formation ou expérience dans le domaine administratif

Très bonne connaissance de l'Université d'Orléans et de ses composantes

Connaissances de base du fonctionnement administratif

Maîtrise du pack office (Word, Excel, messagerie électronique.)

Consultation du logiciel ADE

Capacité à travailler en réseau et à distance avec le campus d'Orléans\n\n

Compétences et qualités requises\n\n- Sens du service public

• Autonomie dans les tâches simples
• Ponctualité, fiabilité,
• Qualité relationnelles, écoute
• Discrétion professionnelle
• Adaptabilité et polyvalence