Adjoint administratif - gestionnaire 80% Pharmacie appro (H/F)

1.

PRESENTATION DU SERVICE LIEU D'EXERCICE DU POSTE Le poste se situe à la Pharmacie du CHU de SAINT-ETIENNE Bâtiment H et K

• Hôpital Nord :

Niveau -1 42055 Saint-Etienne MISSIONS DE LA PHARMACIE Organisation du circuit du médicament et produits de santé Hors Dispositifs Médicaux Stériles (DMS)

• Achat de médicaments et produits associés (gestion des marchés publics et des achats nationaux).
• Approvisionnement :

commandes, réceptions et gestion du stock.

• Délivrance :

aux services de soins ou en rétrocession.

Gestion des retours, information auprès des soignants.

Fabrication et dispensation de préparations Circuit des Médicaments de radio pharmacie Circuit des Médicaments anti-cancéreux Organisation administrative de la pharmacie :

• Gestion des factures et suivi des litiges
• Gestion de la facturation de la rétrocession
• Suivi et contrôle de la facturation des molécules onéreuses et des médicaments à accès précoces et compassionnels
• Suivi budgétaire
• Gestion des remises fournisseurs et des escomptes.

2.

EFFECTIFS DE LA PHARMACIE BATIMENT H + K EQUIPE MEDICALE :

25 Internes :

10 EQUIPE ADMINISTRATIVE :

1 ETP Adjoint des cadres :

1 ETP Agents administratifs :

8.2 ETP (dont 0.5 ETP affecté au secteur achats médicaments du GHT Loire) EQUIPE MEDICOTECHNIQUE (Bâtiment H et K) Cadres préparateurs 2 ETP (1 médicaments

• Radio-pharmacie et 1 URCC ) Préparateurs en pharmacie hospitalière (PPH) :

50 ETP Magasiniers

• Livreurs ASH :

20 ETP Le service est ouvert du :

Lundi au vendredi de 8h00 à 18h30 Samedi matin de 10h00 à 12h30 Pendant la fermeture du service (en dehors des horaires d'ouverture, dimanches et jours fériés) une astreinte est assurée par les pharmaciens.

a) Horaire Horaire hebdomadaire de 37 heures.

b) Planning Repos hebdomadaires fixes :

samedi et dimanche Jours RTT :

Décompte forfaitaire Congés annuels :

28 jours a) Présentation L'adjoint administratif hospitalier secteur « gestion » est placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service et du responsable financier.

Les missions principales sont d'assurer la gestion des commandes de la pharmacie et de contribuer à I'activité gestionnaire du service.

La Pharmacie MEDICAMENTS gère un budget annuel d'achat de 134 millions d'euros ; Fonctions principales Ces fonctions s'exercent dans la limite fixée par le chef de secteur et le responsable financier et sous leur responsabilité.

La mission principale est d'assurer le suivi des engagements et le traitement des commandes et des factures en respectant le code la commande publique, en relation avec le secteur des marchés, les fournisseurs et la Trésorerie principale.

Descriptions des tâches Activités courantes :

Gestion des procédures de marché :

Suivi des marchés (évolutions de prix, avenant, certificat administratif, changement de rib) en lien avec le secteur des marchés (environ 800 marchés pour 300 fournisseurs)

• Saisi des marchés dans e

Magh2 (procédure, prix, domiciliation bancaire, produit)

• Insertion des pièces marché dans e

Magh2

• Mise à jour des prix, des RIB, des points de commande
• Mise à jour des bases de données de gestion administrative, fiche produit (point de commande, dépositaire, ucd, statut médicament),
• Mise à jour fiche fournisseur
• Classement des documents marché (classeur par spécialité et par marché)
• Mise à jour suite aux évolutions de marché (hausse, baisse de prix, transfert de produit vers un autre fournisseur, arrêt de commercialisation) Gestion des commandes
• Commande de produits gérés en stock (préconisation de commande à partir de copilote).

Contrôle du mode d'envoi (EDI, fax, mail) avec l'utilisation d'une requête BO Correction des quantités commandées (minimum de commande erroné) , regroupement de commandes dans l'application magh2.

Traitement des commandes de médicaments avec statut particulier (médicament en accès précoce ou compassionnel)

• Commande de produits gérés en hors stock.

Saisi des commandes dans magh2 Commande d'allergènes, venins d'abeilles

• Si rupture du médicament chez le titulaire, mode d'envoi de la commande différent et corrections à du code UCD et/ou libellé.

Une annotation est apportée sur la commande pour le traitement des mises en demeure.

• Relance des commandes non livrées Gestion des réceptions en lien avec les magasiniers
• S'assurer du bon déroulement des commandes :

de l'expédition de la commande jusqu'à la réception de la facture.

Gestion des litiges liés aux problèmes de livraison (casse, colis perdus, erreur de livraison)

• Gestion des non conformités et des retours fournisseurs Gestion des factures
• Rapprochement des factures et des bons de livraison,
• Contrôle des prix (en lien avec l'offre de prix ou le marché), des domiciliations bancaires,
• Liquidation des factures dans prodige ou magh2
• Traitement particulier des fournisseurs étrangers (procédure service financier)
• Mandatement des factures urgentes
• Préparation des documents pour les mises en demeure (en lie...