Adjoint adm. principal de 1ère classe

assistante administrative au secrétariat général

Hotel de ville bp 27, Rive-de-Gier (Loire (42))

Type de contrat

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente d’un recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de deux ans.

Temps de travail

Télétravail

Responsabilités

Sous l’autorité du DGA transitions, ressources et coordination, vous assurez les missions suivantes au sein du secrétariat général, en lien continu avec vos collègues :

• Suivi et traitement du courrier entrant via un logiciel de gestion du courrier : enregistrement, transmission, suivi des réponses et rédaction de projets de réponses.
• Constitution des dossiers préparatoires aux rendez‑vous de Madame le Maire, de l’équipe de direction générale.
• Accompagnement lors de certaines réunions, élaboration et diffusion des comptes‑rendus de réunions et des décisions.
• Gestion de l’agenda du Maire, du DGS et des DGA, coordination avec les agendas des élus ; prise de rendez‑vous avec les administrés et partenaires institutionnels, organisation de réunions et de rendez‑vous quotidiens.
• Interface entre les élus et les services : réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, suivi et documentation des actions demandées par les élus.
• Classement et archivage des messages électroniques et des documents destinés au Maire, aux adjoints et à l’équipe de direction générale.
• Suivi administratif des dossiers d’affaires générales et des dossiers juridiques et assurances, en lien avec le DGA transitions, ressources et coordination.
• Préparation matérielle et administrative des dossiers du conseil municipal (notes de synthèse, procès‑verbaux, dossiers de convocations).
• Organisation du tri et de l’archivage des documents importants (collecte, traitement, classement, mise à jour de l’information).
• Réalisation de points réguliers d’avancement du travail, gestion des rendez‑vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassemblement et mise en forme d’éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
• Passation de commandes de matériel, fournitures et consommables ; vérification de la conformité des livraisons pour le Maire, les adjoints, le cabinet, l’équipe de direction générale et le secrétariat des affaires générales.

Contraintes

• Continuité de présence au sein de l’équipe du secrétariat général (journée 8h30 à 17h).
• Possibilité de prolongation d’activité certains soirs selon les besoins du Maire, des adjoints et de l’équipe de direction générale.
• Présence lors des conseils municipaux pour la préparation, la logistique et le rangement.

Qualifications et compétences

• Connaissances indispensables des compétences des collectivités locales, des institutions externes et des partenaires.
• Expérience similaire sur un poste d’assistant d’un élu, Maire ou DGS.
• Bonne maîtrise de l’orthographe et du sens de la rédaction.
• Maîtrise des outils informatiques et des outils bureautiques en général.
• Bonne gestion des appels téléphoniques.
• Sens de l’organisation, de l’anticipation, réactivité, efficacité et rigueur.
• Initiative, motivation, grande disponibilité, polyvalence et autonomie.
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
• Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs.

Égalité d’accès à l’emploi

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.