3269 - Assistant.e du secrétariat général

Présentation

Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous offrons la possibilité de s’engager dans des projets motivants. Nous recrutons une assistante de direction pour le secrétariat général du pôle dynamiques territoriales, un pôle chargé de la mise en œuvre des compétences du Département en matière de solidarités territoriales, d’appui aux territoires, de développement durable, d’observation des territoires, d’économie sociale et solidaire.

Description du poste

En tant qu’assistante administrative, vous intégrez l’équipe du secrétariat général composée de 7 agents. Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale de pôle, vous assurez son assistance principale ainsi qu’un appui au coordinateur Ressources humaines et logistique.

Missions générales

• Gérer l’agenda de la secrétaire générale ainsi que l’accueil physique et téléphonique des partenaires.
• Garantir les échéances et la qualité des écrits (notes à la Commission Permanente, notes internes, courriers).
• Réceptionner, trier et réorienter le courrier de l’ensemble du pôle, diffuser la documentation et les informations dans les directions et services.
• Réaliser des travaux bureautiques : rapports, comptes‑rendus, tableaux de suivi.
• Préparer et organiser les réunions animées par le secrétariat général (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles).
• Gérer l’administration des avancements de grade/ promotions internes des agents du pôle.
• Établir les commandes de fournitures et de consommables, vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer les tâches liées aux recrutements dans l’outil informatique (création des demandes, des jurys, convocations et courriers).
• Suivre la réalisation des entretiens d’évaluation annuelle et veiller à l’intégration des comptes‑rendus dans l’outil Neeva.
• Accueillir les nouveaux arrivants (planning d’accueil, article de présentation pour l’intranet du pôle).
• Recenser les besoins des services en matière de ressources humaines.
• Apporter une réponse RH de premier niveau aux agents mis à disposition de LABOCEA et à l’équipe de direction de l’EPCE.
• Organiser logistique et matériel des évènements du pôle (recherche d’activités, devis, bons de commandes).
• Mise à jour et animation de la page intranet du pôle.
• Animation du réseau d’assistantes du pôle.
• Mise à jour de l’organigramme et des répertoires/annuaires du pôle, suivi des effectifs.
• Classement/archivage pour la direction du pôle.
• Supervision de l’accueil du bâtiment Cucillé 1 : organisation des fermetures et remplacements, participation au dispositif de remplacements ponctuels.

Avantages

• Plages de travail variables avec prise de poste entre 07h30 et 09h30 et départ entre 16h30 et 19h00.
• Possibilité de choisir entre 5 cycles de travail, dont un cycle ouvrant droit à 47 jours de congés/RTT + 2 jours de fractionnement.
• Télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, sous réserve des nécessités de service.
• Accès à un restaurant inter‑administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département).
• Participation employeur/indemnité pour déplacements (transports en commun, vélo, car‑pool).
• Possibilité d’être recrutée directement depuis le secteur privé, sous conditions.

Profil requis

Connaissances :

• Maîtrise de la suite Microsoft Office, Teams et outils collaboratifs.
• Connaissance des outils Post office, Délib 35, parapheur électronique, Nuage.
• Compréhension du fonctionnement d’une collectivité territoriale ou intérêt particulier pour la fonction publique.

Compétences requises :

• Autonomie, gestion du travail avec priorités/délais et prise d’initiatives.
• Rigueur, rédaction de qualité, respect des délais.
• Qualités relationnelles, discrétion dans le traitement des dossiers sensibles.
• Réactivité, gestion des imprévus et des urgences.
• Capacité d’analyse et d’anticipation dans la gestion des rendez‑vous, réunions et déplacements.
• Expérience significative en assistance de direction est un atout.

Contacts

• Madame Isabelle LEVREL – secrétaire générale du pôle dynamiques territoriales :
• Messieurs François NACKAERTS – Coordinateur RH du pôle dynamiques territoriales : ;
• Messieurs Corine BARIL – Chargée de recrutement et conseillère en projet professionnel :

Date limite de candidature : 20/08/2026