Secrétaire médiale HAD H/F (H/F)

Rejoignez Santé et Solidarité du Var comme Secrétaire Médicale HAD à Saint-Maximin-la-Sainte-Baume (CDD - Temps partiel, jusqu'au 18/12/2026) !
Description du poste :
SANTÉ ET SOLIDARITÉ DU VAR recrute pour son Hospitalisation A Domicile (HAD) de Saint-Maximin-la-Sainte-Baume un(e) Secrétaire Médicale en CDD à temps partiel, jusqu'au 18/12/2026 (0.5 ETP).

Vos missions principales :
ACTIVITES ADMINISTRATIVES MEDICALES
- Archivage quotidien des PM, Compte Rendu, feuille de calcul dossier DSI suivi réceptionnés par l'antenne dans le dossier patient « archivage patient en suivi »
- Gestion « PPS » + « Accord MT » réception
- Pré rédaction/saisie des PPS > Numérisation
- Réception retour > Numérisation
- Gestion « Courrier lettres de sortie »
- Pré rédaction/saisie des courriers Lettres de liaison de sortie > Publication DMP (envoi mail si pas DMP envoi au médecin prescripteur/traitant)
- Incrémentation tableau indicateurs documents de sortie envoyé et mis dans DMP
- Gestion protocoles EHPAD
- Correction et mise en forme protocoles EHPAD > envoi > récupération (3 relances)
- Traitement des demandes d'accès au dossier médical
- Suivi de non restitution DSI en fin d'HAD
- Procédure « Archivage définitif »
- Préparation du dossier pour archivage après traitement des relances dossier admin/log
- Traitement des clôtures de DSI

ACTIVITES ACCOMPAGNEMENT MEDICALES
- Répartition des tâches journalières / médecin coordonnateur
- Organisation + planification dans agenda Outlook des VAD médicales
- Alertes quotidiennement :
- RDV patient
- Réévaluation des antibiotiques,
- BS en attente dans DPI + BS papier non visé et non retrouvé dans DPI à faire valider
- Suivi PM contentions
- Suivi et prise des rendez-vous des patients
- Pré rédaction des staffs 7 et 30J pour envoi Co/Med Co + rédaction sur temps staff dédié
- Compte Rendu des VAD suite retour médecin coordonnateur (cf dictaphone...)
- Gestion boite mails médecins coordonnateurs avec alertes si choses en attente
- Incrémentation Tableau « Suivi » : Mouvements, Staffs, retour/clôture DSI

Cette liste n'est pas exhaustive : votre sens de l'organisation et votre réactivité vous permettront d'anticiper et de gérer les priorités durant la période estivale.
Vous êtes :
Titulaire du diplôme de Secrétaire ou équivalent, vous maîtrisez les procédures administratives du secteur médical et êtes à l'aise avec le logiciel métier pour la saisie de données, la gestion de tournées et le suivi des dossiers. Doté(e) d'un excellent sens du relationnel et d'une grande qualité d'écoute, vous accueillez et orientez les interlocuteurs avec professionnalisme. Rigoureux(se) et autonome, vous savez gérer les imprévus et rester organisé(e) même en période intense. Vous faites preuve d'un véritable sens du service et souhaitez apporter un soutien concret aux équipes soignantes dans leurs missions quotidiennes.
Rémunération et avantages :
- Rémunération selon CCN 51, 900.50 € brut /mois (au prorata du CDD)
- Reprise d'ancienneté conventionnelle
- Prime SEGUR santé
- Prime d'attractivité mensuelle de 75 € brut (pour 0.5 ETP)
- Mutuelle et prévoyance incluses

Ce que nous vous offrons :
Un environnement de travail bienveillant où la solidarité et l'entraide sont essentielles. Vous bénéficiez d'une prise de poste rapide avec un tutorat assuré par l'équipe administrative pour vous familiariser avec nos procédures et nos outils. Vous aurez l'opportunité de renforcer vos compétences administratives en HAD, en contribuant directement à la qualité des soins à domicile. Enfin, vous évoluerez dans une association engagée, valorisant la formation continue et la mobilité interne.
Rejoindre Santé et Solidarité du Var, c'est donner du sens à votre engagement administratif en soutenant les hospitalisations à domicile auprès des patients de Saint-Maximin-la-Sainte-Baume.