Gestionnaire administratif H/F
À propos de nous
Situé au pied du Vercors, en Isère, à équidistance entre Grenoble et Valence dans la Drôme, le CHIVI est un établissement hospitalier de proximité à taille humaine avec une forte proportion de médico-social : 900 professionnels pour 735 lits et places. Le CHIVI a reçu la certification Haute Qualité des Soins en 2022. Nos valeurs : la sécurité des soins, la compétence, le respect et le travail en équipe, sont les socles de nos projets d’établissement et de territoire. Au sein du CHIVI de nombreuses perspectives d’évolution professionnelle vous seront offertes.
Mission
Le Centre Hospitalier Intercommunal Vercors Isère (CHIVI) recrute un(e) Gestionnaire administratif(ve) afin de renforcer ses équipes administratives. Sous l’autorité de la Direction Adjointe, le/la Gestionnaire Administratif(ve) participe à l’organisation et au fonctionnement du service, assure la gestion administrative courante et contribue à la mise en œuvre des procédures d’achats, en lien étroit avec les différents services de l’établissement.
Gestion administrative
- Assurer le traitement administratif des dossiers et contribuer à l’organisation du service.
- Gérer et suivre l’agenda de la Directrice adjoint(e) (planification, envoi des invitations, organisation des réunions).
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (courriers, notes, rapports, tableaux).
- Organiser les instances en lien avec la direction et rédiger les comptes rendus (F3SCT, commissions, réunions).
- Réceptionner, trier, traiter et diffuser le courrier et les courriels.
- Organiser le classement, l’archivage et garantir la traçabilité des documents.
- Assurer le suivi des dossiers administratifs transversaux.
- Mise à jour des bases de données et des outils de gestion internes.
- Assurer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs en fonction des demandes.
Gestion des achats
- Participer à la mise en œuvre des procédures d’achats dans le respect du Code de la commande publique.
- Réaliser les demandes de devis et établir les tableaux comparatifs.
- Saisir, suivre et contrôler les bons de commande.
- Assurer le suivi des livraisons et des prestations.
- Vérifier la conformité des factures en lien avec les commandes émises.
- Mise à jour des fichiers fournisseurs et des outils de suivi des achats.
Activités transversales
- Participer à l’amélioration continue des procédures administratives et d’achats.
- Contribuer au suivi budgétaire des dépenses du service.
- Alimenter les tableaux de bord et les indicateurs de gestion.
- Collaborer avec les différents services de l’établissement (soins, logistique, services techniques).
INFOS SUR LE POSTE
Localisation : Résidence Brun Faulquier - 38470 Vinay
Salaire : Selon expérience et grille FPH
Profil Recherché
Formation en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent. Expérience souhaitée sur un poste similaire, idéalement en établissement public ou hospitalier. Connaissance du fonctionnement hospitalier et/ou des achats publics appréciée. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Conditions Requises
- Pièce d’identité française ou titre de séjour valide.
- Casier judiciaire bulletin n°2 vierge.
Recrutement Inclusif Et Ouvert
Ouvert aux contractuels.
Accessible aux personnes reconnues travailleurs handicapés (RQTH).
Temps de travail
Temps plein sur une base de 37h30.
Du lundi au vendredi de 8h30–12h30 13h–16h30 / 9h–12h30 13h–17h.
Télétravail possible selon charte en vigueur après 6 mois de présence.
Contrat
CDD 6 mois renouvelable.
Prise de fonction
Dès que possible.
SAVOIR-ETRE
- Rigueur : capacité à travailler avec précision, méthode et fiabilité.
- Sens de l’organisation : aptitude à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément.
- Discrétion et confidentialité : respect des informations sensibles et du cadre professionnel.
- Esprit d’équipe : capacité à collaborer efficacement avec différents interlocuteurs.
- Aisance relationnelle : qualité d’écoute et communication claire, à l’oral comme à l’écrit.