Assistant(e) de Direction F/H

La Direction de la Maîtrise d’ouvrage est composée d’une équipe siège basée à Marseille et de trois directions de site basées à Nice, Briançon et Chambéry. Elle compte à ce jour 16 collaborateurs, répartis sur les différents sites. Rattaché(e) hiérarchiquement au directeur de la maîtrise d’ouvrage et basé(e) à Marseille, l'assistant(e) de direction a les missions suivantes : 1. Gestion d'agenda complexe

• Planification, organisation et optimisation quotidienne de l'agenda du directeur de la maîtrise d’ouvrage,
• Coordination de réunions impliquant des interlocuteurs de haut niveau internes et externes (membres du Comité de Direction, partenaires stratégiques, représentants des collectivités, instances institutionnelles, etc.),
• Anticipation des contraintes de planning, priorisation des demandes, et ajustements en temps réel. 2. Organisation de réunions complexes
• Organisation logistique et administrative de réunions à fort enjeu (réunions stratégiques, comités de pilotage),
• Préparation et envoi des ordres du jour, préparation des supports,
• Participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus, classement et archivage
• Suivi des actions post-réunion avec les parties prenantes concernées pour ce qui concerne les acteurs internes. 3. Accompagnement opérationnel des directeurs concernés
• Rédaction de notes et documents administratifs, préparation et suivi de courriers,
• Préparation des déplacements en lien avec le prestataire dédié (réservations, itinéraires, gestion des frais professionnels),
• Interface entre les directeurs de site et les équipes internes/externe avec un haut niveau de discrétion et de diplomatie. 4. Support administratif
• Veille au respect des échéances, coordination des tâches transverses et suivi de dossiers sensibles ou confidentiels,
• Collaboration étroite avec les autres assistantes et services support,
• Participation à certains projets transversaux ou événements internes (séminaires, comités, etc). Formations/Di...