Adjoint(e) Administratif (H/F)

Missions principales

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire (éducateurs spécialisés, enseignants, orthophonistes, psychologues, personnels médico-sociaux), vous :

• Accompagnez l'usager dans certaines démarches et orientation, en lien avec la constitution du dossier MDPH
• Assurez le suivi des dossiers MDPH
• Gérez les notifications et la liste d'attente
• Analysez la demande et apporte la réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, courriers, courriels.)
• Participez à la mise à jour de la documentation collective
• Renseignez l'outil de suivi de la relation usager
• Traitez les dossiers administratifs simples et prendre en charge la pré-instruction de demandes complexes avec leur transmission vers les services compétents
• Gestion de la scolarité des élèves (dossier administratif de rentrée, bulletins, conseils de classe, rencontres parents/professionnels, fiches de suivi des accompagnements, emplois du temps individuels des élèves, accidents scolaires.
• Gestion et organisation :

o du courrier postal et du courrier électronique (envoi et réception des mails - transmission aux différents partenaires, aux personnels, ...)

o de la transmission des informations aux personnels en interne comme aux partenaires à l'externe, aux familles...

• Saisie des emplois du temps des professionnels du service pédagogique (logiciel EDT)
• Suivi des dossiers de transferts et de sorties des élèves : courrier aux familles, suivi des participations, transmission des données aux professionnels, ...
• Réalisation des ordres de missions des Professeurs (lors d'examen d'élèves)
• Suivi des événements et des fêtes institutionnelles : courrier aux familles, suivi des participations, transmission des données aux professionnels, ...
• Secrétariat du CVS

Eléments de compétence

• Circuit de reconnaissance et d'accompagnement du handicap
• Maîtrise des procédures internes et des engagements de service en matière de relation usager
• Techniques de communication et de gestion des conflits
• Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes d'information (notamment Via Trajectoire)
• La maîtrise de la LSF (Langue des Signes Française) serait un atout

Savoir Faire

• Accueillir, informer et orienter différents publics
• Expliquer et reformuler une demande
• Gérer et apaiser des situations conflictuelles
• Prioriser les tâches et organiser son activité
• S'exprimer clairement à l'oral
• Rédiger des courriers, notes, documents ou rapports

Savoir Être

• Sens de l'écoute et de la relation à l'usager
• Pédagogie et capacité d'adaptation
• Maîtrise de soi et gestion du stress
• Esprit d'équipe et sens du service
• Sens du relationnel
• Savoir prendre du recul

Profil

• Formation : Bac à Bac+3 dans les domaines de l'administration, du social ou du médico-social

Conditions

• Type de contrat : CDD de la Fonction publique d'Etat
• Temps de travail : (temps plein)
• Rémunération basée sur la grille indiciaire grade d'adjoint administratif catégorie C selon ancienneté et profil
• Poste basé à Metz
• Prise de poste : Dès que possible